Analiza problema
Prvi korak: Postizanje dogovora oko definicije problema

Objavljeno:

16.12.2012.

Kategorija:

Softverski Zahtevi



“If I had an hour to save the world I would spend 59 minutes defining the problem and one minute finding solutions”

— Albert Einstein


Postizanje dogovora

Prvi korak ka pronalaženju rešenja je postizanje dogovora oko definicije problema koji treba da se reši. Jedan od najjedostavnijih načina za postizanje takvog dogovora je jednostavno zapisati problem i videti da li se svi slažu oko napisane definicije. Na taj način svi učesnici u procesu jasno mogu da sagledaju da li je zapisan pravi problem.


Kao deo ovog procesa, značajno je razumeti i korist nekog predloženog rešenja. Ukoliko klijent ili korisnik opiše tu korist iz svog ugla, dobija se jasnija slika o pozadini pravog problema i bolje razumevanje klijentovog pogleda na problem.


Definisanje problema

Kako je na prvom mestu neophodno jasno definisati problem, tom poslu je potrebno pokloniti više pažnje. Uobičajeno je da se, čim pretpostavimo šta može biti problem, odmah okrenemo traženju rešenja, umesto da se posvetimo jasnom definisanju problema. To obično nije najbolji način.


Kvalitet potencijalnog rešenja direktno je proporcionalan kvalitetu opisa problema koji treba da se reši, stoga je potrebno posvetiti mu više zalaganja, čime ćemo mnogo lakše stići do rešenja i dobićemo potvrdu da rešavamo problem koji je bitan.


Evo 9 saveta koji nam mogu pomoći pri postizanju tog cilja


1. Nazovite problem pravim imenom

Kada je jedan od direktora Toyote pitao svoje zaposlene da "daju predloge za poboljšanje svoje produktivnosti", nije dobio nijedan odgovor. Kada je pitanje postavio na drugačiji način, odnosno kada ih je pitao za "načine da lakše rade svoj posao", nije stigao da zapiše sve ideje koje su se odjednom pojavile.


Reči nose snažno implicitno značenje i igraju veliku ulogu u našoj percepciji. U prethodnom primeru "poboljšanje produktivnosti" može da se protumači kao žrtvovanje, dok "lakše raditi posao" zvuči kao lična dobit, uz mogućnost da i kompanija profitira. Na kraju krajeva, problem je isti, ali su osećanja i uglovi posmatranja, u vezi sa ova dva pristupa, veoma različiti.


Stoga, bogat rečnik igra veliku ulogu u ispravnom nazivanju svakog problema.


2. Razotkrijte i uklonite pretpostavke

Svaki problem, bez obzira koliki bio, nosi sa sobom niz pretpostavki. Mnoge od ovih pretpostavki mogu biti netačne i mogu da vode ka pogrešnom definisanju problema.


Prvi korak ka otklanjanju loših pretpostavki je da ih razotkrijete, naročito one očigledne ili "nedodirljive". Time ćete dobiti mnogo jasniju sliku problema i moći ćete da testirate svaku od pretpostavki - posmatrate ih kao neispravne i sagledate posledice. Rezultati mogu biti iznanađujući, naročito što većina pretpostavki može bez problema da se odbaci.


3. Deo većeg problema

Svaki problem je deo jednog većeg problema i treba mu pristupiti na različite načine. Ukoliko se problem sastoji iz više detalja, treba ga posmatrati iz više perspektive. Ovde pomažu pitanja tipa "Čega je ovo deo?", "Za šta je ovo primer?" "Koja je svrha iza ovoga?" itd.


4. Sastavljen od manjih problema

Dekomponovanje složenog problema na niz jednostavnijih problema može mnogo da doprinese sagledavanju i analizi problema. Svaki manji problem je specifičniji i odnosi se na konkretan deo poslovanja, stoga ga je lakše tačno definisati. Ovde se postavljaju pitanja tipa "Koji su delovi ovoga?", "Šta su primeri ovoga?" itd.


5. Posmatrajte problem iz različitih perspektiva

Pre nego što požurite da rešite problem, uvek se postarajte da ga sagledate iz više uglova. Na taj način možete dobiti nove smernice, koje ste možda prevideli.

Primer

Suvenir sztr se bavi proizvodnjom i prodajom suvenira i želi da 'poveća prodaju'.

Posmatrajmo to iz ugla njegovog kupca. Možda bi kupac želeo da proizvod ima neko dodatno svojstvo, za koje bi bio spreman da plati više, na primer.


Napišite problem na više različitih načina, uzimajući u obzir različite uglove posmatranja. Kako bi konkurencija posmatrala ovaj problem? A zaposleni? A Vaša mama? Treba svaki problem posmatrati iz perspektive svakog mogućeg na koga će problem imati ili nemati bilo kakav uticaj.


6. Koristite efektivne jezičke konstrukcije

Ne postoji jedinstvena formula za definisanje problema. Sa druge strane, postoje određene jezičke konstrukcije koje mogu da ga učine efektnijim. Pogledajmo neke od njih


  • - Odličan način da započnemo pisanje problema je "Na koji od načina bih mogao da..", mnogo bolji nego "Kako ću.." jer implicira da postoji više mogućih rešenja i otvara mogućnost u mozgu za pronalaženje istih.

  • - Neka bude pozitivno napisano. Negativne rečenice iziskuju više energije i sporije se dolazi do ideja, a neretko blokiraju kreativni proces. Pozitivne izjave mogu pomoći da se pronađe pravi cilj iza problema i generalno su motivišuće. Na primer, umesto reći nekome "prestani da pušiš" bolje je reći "živi zdravije" ili "povećaj svoju energiju".

  • - Ljudski mozak obožava pitanja. Zbog toga bi problem trebalo postaviti u formi pitanja jer nam je u prirodi da tražimo odgovore. Mozak će uvek težiti da reši problem i radiće u pozadini, često kada toga uopšte nismo ni svesni.

  • - Ako ne ide, neka bude napisano u formi "Na koji od načina bi (akcija) na (objekt) uz (uslov) donela (krajnji rezultat)?"

Primer

Na koji od načina bi se redizajn (akcija) mog proizvoda (objekt) više dopao kupcima (uslov) i kako bih prodao više (krajnji rezultat)?


7. Neka bude izazovno

Kao dodatak korišćenju efektivnih jezičkih konstrukcija, veoma je važno da definicija problema bude uzbudljiva i navede Vas na kreativno napadanje problema. Ukoliko je definicija dosadna, treba je učiniti izazovnijom. Mozak će nam biti zahvalan na tome.


Jedan način je hteti 'povećanje prodaje' (dosadno) a drugi je 'oduševiti svoje klijente' (izazovno). Jedno je 'započeti sopstveni blog', a potpuno drugo 'podstaknuti čitaoce da uživaju'.


8. Obrnite problem

Ukoliko ste zaglavljeni i ne možete da definišete problem na pravi način, odlično rešenje je da obrnete tok misli. Ukoliko želite da pobedite, razimišljajte o stvarima zbog kojih gubite. Ako hoćete da 'povećate prodaju', razmislite kako je smanjujete i onda samo obrnite odgovore. Možete doći do sjajnih rešenja.


9. Prikupite činjenice

Istražite uzroke i posledice problema. Razmišljajte o činjenicama koje utiču na njega, naročito ukoliko je problem dubok. Istraživanje činjenica je mnogo delotvornije nego nalaženje brzih rešenja.

Primer

Žena kaže mužu "Ne slušaš me dovoljno!". Mužu potencijalno rešenje nije očigledno i pokušaće duboko da razmisli šta se od njega očekuje. Međutim, kada bi mu rekla "Ne ostvaruješ dovoljno kontakta očima kada ti se obraćam" rešenje je za njega očigledno (doduše, moraće da poradi na realizaciji).


Sve u svemu, uvek treba postavljati pitanja o problemu. Videćemo u nastavku da postoje mnoge tehnike i da su veoma korisne.


Izjava o problemu

Kada ga precizno definišemo, problem je najbolje zapisati u standardizovanom formatu. Takva tehnika pomaže da svi koji su uključeni u projekat rade na postizanju istog cilja. Evo jednog predloga, tj tabele za standrizovano evidentiranje problema, njegovih uticaja i predloženog rešenja:


Majti - Izjava o problemu

Izjava o problemu


Ovo može da izgleda kao mali korak, što uglavnom i jeste, ali u nekim slučajevima uopšte to ne mora biti. Proces postizanja dogovora o problemu koji treba rešiti je koristan na više nivoa jer je to odlična prilika da menadžment ukaže na problem iz svog ugla, da razvojni tim ponudi već postojeća rešenja i da svi korisnici sistema sagledaju problem i predloženo rešenje iz svog ugla.


Ukoliko se ovaj posao ne obavi ispravno, predložena i ponuđena rešenja će rešavati probleme koji uopšte nisu bitni i niko od zainteresovanih strana neće biti zadovoljan. Na kraju krajeva, uobičajena praksa u organizacijama je da ljudi trče okolo i celo svoje radno vreme troše na rešavanje nebitnih problema.


Smemo li to da dozvolimo?



FB Komentari: